Excel’den Site Yönetim Programına Geçiş: Daire Listesi ve Devir Bakiye Aktarımı
Excel’de tutulan daire, kat maliki, kiracı ve borç listelerini site yönetim programına aktarma rehberi: verileri temizleme, kolon yapısı, devir bakiyeler, doğrulama ve ilk ayın planı.
Çoğu site yönetimi yıllarca Excel’le çalışır: bir sayfada daireler ve malikler, her ay için bir sütun, bir başka dosyada giderler. Bir programa geçmeye karar verdiğinizde ilk soru şudur: “Bu verileri ne yapacağım?” Hepsini elle yeniden yazmanıza gerek yok.
Neyi aktarmalı?
- Bağımsız bölümler: blok, daire no, kat, tür, m², arsa payı.
- Kişiler: kat maliki, varsa kiracı, telefon ve e-posta; aidattan kimin sorumlu olduğu.
- Devir bakiye: her dairenin geçiş tarihindeki toplam borcu (veya alacağı).
Geçmiş yılların ay ay tahakkuk ve ödemelerini aktarmak çoğu zaman gerekmez. Geçiş tarihindeki bakiyeyi devir olarak almak, yeni sistemde temiz bir başlangıç sağlar; eski dosyayı arşivde saklarsınız.
Verileri temizleyin
- Aynı kişinin farklı yazımlarını birleştirin (“Ahmet Yılmaz” / “A. Yılmaz”).
- Telefonları tek biçime getirin (0532 123 45 67).
- Blok adlarını standartlaştırın (“A Blok”, “A blok”, “A” hepsi aynı olmalı).
- Devir bakiyeleri son banka mutabakatıyla kontrol edin.
Kolon yapısı
Önerilen düzen: Blok; Daire No; Kat; Tür; m²; Arsa Payı; Kat Maliki; Malik Telefon; Malik E-posta; Kiracı; Kiracı Telefon; Aidattan Sorumlu; Devir Bakiye. Hazır dosya için aidat takip tablosu şablonunu indirebilirsiniz.
Doğrulama ve aktarım
Yonetiste’de Veri Aktarımı ekranı dosyayı önce hiçbir şey kaydetmeden doğrular: mükerrer daireler, hatalı telefon ve tutarlar satır numarasıyla raporlanır. Onayladığınızda bloklar, bölümler, kişiler ve devir bakiyeler oluşturulur. Bir hata fark ederseniz aktarımı geri alıp düzeltilmiş dosyayı yeniden yükleyebilirsiniz.
İlk ayın planı
- 1. gün: siteyi ve IBAN’ı tanımlayın, listeyi aktarın.
- 2. gün: ilk aidat tahakkukunu yapın; sakin bağlantılarını WhatsApp’tan gönderin.
- İlk hafta: gelen ödemeleri makbuzla veya banka dosyasıyla işleyin.
- Vade sonrası: borçlu listesinden hatırlatmaları gönderin.
- Ay sonu: rapor ve bölüm ekstrelerini eski Excel’inizle karşılaştırın.
Bir ay sonunda Excel’e geri dönme ihtiyacı duymadığınızı göreceksiniz. Başlamak için site yönetim programı sayfasına göz atın.
Yonetiste ile tüm sitelerinizi tek panelden yönetin
Çoklu site, toplu aidat tahakkuku, tahsilat, banka hareketi eşleştirme, borç takibi, gider ve sakin talepleri bir arada. Kredi kartı istenmez.